Перечень документов для передачи подрядчику при завершении сотрудничества
Разберемся, какие документы обязательно нужно предоставить подрядчикам и исполнителям при завершении договора, а какие можно не выдавать. Обязательные документы полагаются не только увольняемым сотрудникам. Подрядчик, с которым прекращаются отношения по гражданско-правовому договору, также имеет право на получение определенного пакета документов. Полный список представлен далее.
Договор и акт выполненных работ Отношения с подрядчиком регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым. Следовательно, при прекращении сотрудничества с ним, статьи 84.1 и 62 ТК не применяются. Необходимо руководствоваться нормами ГК, соответствующими конкретному виду договора.
Факт выполнения работ может быть подтвержден не только актом, но и другими документами или доказательствами. Обязательное составление акта предусмотрено ГК только для договора строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК).
Общее требование, независимо от вида договора, – наличие у подрядчика своего экземпляра договора, подписанного обеими сторонами. Если договором предусмотрено составление двустороннего акта приемки выполненных работ (оказанных услуг), то этот документ, подписанный обеими сторонами, также должен быть у подрядчика.
Стороны самостоятельно определяют форму документа, подтверждающего выполнение работ: акт или любой другой документ. Например, при сотрудничестве с самозанятым исполнителем акт может быть необязательным, так как каждая выплата самозанятому подтверждается чеком, формируемым в приложении "Мой налог".
Документы, связанные с удержанием НДФЛ По письменному запросу подрядчика, являющегося физическим лицом, с доходов которого заказчик выступал налоговым агентом, необходимо выдать справку о доходах и суммах исчисленного и удержанного НДФЛ (п. 1 ст. 226 и п. 3 ст. 230 НК). ИП и самозанятые уплачивают налог самостоятельно. В их отношении заказчик не является налоговым агентом и, соответственно, не исчисляет, не удерживает и не выдает справки (п. 1 ст. 226 НК).
Если подрядчик предоставил заказчику копии или оригиналы документов для применения стандартных налоговых вычетов, например, копии свидетельства о рождении ребенка, свидетельства о браке, справку с места учебы ребенка и т.п., возвращать их не требуется. Такая обязанность законодательством не предусмотрена.
Документы, связанные с начислением страховых взносов В день прекращения гражданско-правового договора, по которому начисляются страховые взносы, заказчик обязан передать подрядчику сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Эта обязанность установлена пунктом 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
Организация-заказчик не предоставляет определенные формы отчетности, если отсутствует обязанность по уплате страховых взносов за конкретных исполнителей.
Индивидуальные предприниматели, работающие по договорам подряда, самостоятельно уплачивают страховые взносы. При применении специальных режимов налогообложения, таких как АУСН или при статусе самозанятого, уплата страховых взносов не производится.
Если самозанятый исполнитель не предоставит чек, заказчику необходимо будет начислить взносы и включить данные физического лица в отчетность.
На вознаграждение подрядчиков, имеющих вышеуказанные статусы, заказчик не начисляет взносы и не предоставляет отчетность. В связи с этим, предоставление документов, указанных в пунктах 2 и 8 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, не требуется.
Заказчик обязан уплачивать страховые взносы по единому тарифу на доходы подрядчиков, не имеющих особого статуса.
При этом, заказчик предоставляет на них отчеты, предусмотренные пунктами 2 и 8 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, за исключением подраздела 2 формы ЕФС-1, содержащего сведения о периодах работы, дающих право на досрочную пенсию, поскольку заказчик не имеет возможности выполнить обязательные условия.
Заказчик не предоставляет рабочие места, не проводит специальную оценку условий труда и не выявляет вредные факторы для исполнителей по договорам ГПХ. Поэтому заполнение подраздела 2 раздела 1 ЕФС-1 и его выдача при прекращении договора не представляется возможным.
Аналогичная ситуация с подразделом 3 раздела 1 ЕФС-1. Отсутствие уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию исключает возможность заполнения данного подраздела.
Важно отметить, что компенсации расходов исполнителя не подлежат обложению страховыми взносами (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Несмотря на указание отчетов в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, пустые подразделы 2 и 3 ЕФС-1 не выдаются даже тем подрядчикам, на вознаграждение которых начисляются страховые взносы по единому тарифу. Это также касается подраздела 1.2, отражающего сведения только по определенным категориям работников (п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Исключение составляет случай подачи ЕФС-1 с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" для подрядчиков по договорам ГПХ, которые также являются застрахованными лицами (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Копия подраздела 1.2 выдается подрядчику.
В случае расторжения соглашения, подрядчик, не являющийся штатным сотрудником, не имеет законных оснований требовать документацию, регламентирующую трудовую деятельность, например, внутренние регламенты организации, описание рабочих функций, графики учета отработанного времени, штатное расписание, расчетные ведомости, распоряжения о командировках, путевые листы, транспортные накладные и прочее. Подпись подрядчика должна стоять исключительно на договоре и акте, удостоверяющем факт выполнения работ или оказания услуг в соответствии с договором. Предоставление подрядчику документов, обычно относящихся к трудовым отношениям, или наличие его подписи на вышеупомянутых документах может вызвать вопросы у контролирующих органов, не является ли заключенный гражданско-правовой договор по сути трудовым, что повлечет за собой доначисление страховых взносов и налога на доходы физических лиц, а также штрафные санкции за несвоевременную уплату и непредоставление отчетности.
Однако, если подрядчику требуется подтверждение посещения территории заказчика, например, копия одноразового пропуска, не следует отказывать в предоставлении. Для предотвращения возможных разногласий рекомендуется заранее, при заключении договора подряда, определить список документов, которые заказчик обязуется предоставить подрядчику при прекращении действия договора.
Для фиксации факта передачи документов в день прекращения действия договора целесообразно получить от подрядчика расписку или составить опись переданных документов. Это не является обязательным требованием, но может служить дополнительной защитой от возникновения споров в будущем. Форма оформления данных документов является произвольной.
Разберемся, какие документы обязательно нужно предоставить подрядчикам и исполнителям при завершении договора, а какие можно не выдавать. Обязательные документы полагаются не только увольняемым сотрудникам. Подрядчик, с которым прекращаются отношения по гражданско-правовому договору, также имеет право на получение определенного пакета документов. Полный список представлен далее.
Договор и акт выполненных работ Отношения с подрядчиком регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым. Следовательно, при прекращении сотрудничества с ним, статьи 84.1 и 62 ТК не применяются. Необходимо руководствоваться нормами ГК, соответствующими конкретному виду договора.
Факт выполнения работ может быть подтвержден не только актом, но и другими документами или доказательствами. Обязательное составление акта предусмотрено ГК только для договора строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК).
Общее требование, независимо от вида договора, – наличие у подрядчика своего экземпляра договора, подписанного обеими сторонами. Если договором предусмотрено составление двустороннего акта приемки выполненных работ (оказанных услуг), то этот документ, подписанный обеими сторонами, также должен быть у подрядчика.
Стороны самостоятельно определяют форму документа, подтверждающего выполнение работ: акт или любой другой документ. Например, при сотрудничестве с самозанятым исполнителем акт может быть необязательным, так как каждая выплата самозанятому подтверждается чеком, формируемым в приложении "Мой налог".
Документы, связанные с удержанием НДФЛ По письменному запросу подрядчика, являющегося физическим лицом, с доходов которого заказчик выступал налоговым агентом, необходимо выдать справку о доходах и суммах исчисленного и удержанного НДФЛ (п. 1 ст. 226 и п. 3 ст. 230 НК). ИП и самозанятые уплачивают налог самостоятельно. В их отношении заказчик не является налоговым агентом и, соответственно, не исчисляет, не удерживает и не выдает справки (п. 1 ст. 226 НК).
Если подрядчик предоставил заказчику копии или оригиналы документов для применения стандартных налоговых вычетов, например, копии свидетельства о рождении ребенка, свидетельства о браке, справку с места учебы ребенка и т.п., возвращать их не требуется. Такая обязанность законодательством не предусмотрена.
Документы, связанные с начислением страховых взносов В день прекращения гражданско-правового договора, по которому начисляются страховые взносы, заказчик обязан передать подрядчику сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Эта обязанность установлена пунктом 12 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.
Организация-заказчик не предоставляет определенные формы отчетности, если отсутствует обязанность по уплате страховых взносов за конкретных исполнителей.
Индивидуальные предприниматели, работающие по договорам подряда, самостоятельно уплачивают страховые взносы. При применении специальных режимов налогообложения, таких как АУСН или при статусе самозанятого, уплата страховых взносов не производится.
Если самозанятый исполнитель не предоставит чек, заказчику необходимо будет начислить взносы и включить данные физического лица в отчетность.
На вознаграждение подрядчиков, имеющих вышеуказанные статусы, заказчик не начисляет взносы и не предоставляет отчетность. В связи с этим, предоставление документов, указанных в пунктах 2 и 8 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, не требуется.
Заказчик обязан уплачивать страховые взносы по единому тарифу на доходы подрядчиков, не имеющих особого статуса.
При этом, заказчик предоставляет на них отчеты, предусмотренные пунктами 2 и 8 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, за исключением подраздела 2 формы ЕФС-1, содержащего сведения о периодах работы, дающих право на досрочную пенсию, поскольку заказчик не имеет возможности выполнить обязательные условия.
Заказчик не предоставляет рабочие места, не проводит специальную оценку условий труда и не выявляет вредные факторы для исполнителей по договорам ГПХ. Поэтому заполнение подраздела 2 раздела 1 ЕФС-1 и его выдача при прекращении договора не представляется возможным.
Аналогичная ситуация с подразделом 3 раздела 1 ЕФС-1. Отсутствие уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию исключает возможность заполнения данного подраздела.
Важно отметить, что компенсации расходов исполнителя не подлежат обложению страховыми взносами (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Несмотря на указание отчетов в пункте 2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ, пустые подразделы 2 и 3 ЕФС-1 не выдаются даже тем подрядчикам, на вознаграждение которых начисляются страховые взносы по единому тарифу. Это также касается подраздела 1.2, отражающего сведения только по определенным категориям работников (п. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Исключение составляет случай подачи ЕФС-1 с типом сведений "Назначение выплат по ОСС" для подрядчиков по договорам ГПХ, которые также являются застрахованными лицами (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Копия подраздела 1.2 выдается подрядчику.
Документ | Основание | Пояснение |
Копия подраздела 1.1 раздела 1 ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» | подп. 5 п. 2 и п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ | Подготовьте выписку только за текущий год. Нет необходимости выдавать выписки за те периоды, за которые уже отчитались |
Копии раздела 3 РСВ | п 4 ст. 11 и ч. 2 ст. 15 Закона № 27-ФЗ | За последние три месяца, которые еще не вошли в отчет |
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах со сведениями на конкретного подрядчика за последний месяц работы | Письмо СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754 | Обязанность выдавать не установлена, но СФР настаивает, что сведения, подаваемые в налоговую, должны быть и у физлица. Оформите выписку за тот месяц, за который вы еще не отчитались. В ФНС разрешают не подавать сведения за каждый третий месяц квартала. Поэтому вы можете не выдавать подрядчику выписку, например, за декабрь. Достаточно будет раздела 3 РСВ, тем более что сведения в этих отчетах абсолютно идентичны |
В случае расторжения соглашения, подрядчик, не являющийся штатным сотрудником, не имеет законных оснований требовать документацию, регламентирующую трудовую деятельность, например, внутренние регламенты организации, описание рабочих функций, графики учета отработанного времени, штатное расписание, расчетные ведомости, распоряжения о командировках, путевые листы, транспортные накладные и прочее. Подпись подрядчика должна стоять исключительно на договоре и акте, удостоверяющем факт выполнения работ или оказания услуг в соответствии с договором. Предоставление подрядчику документов, обычно относящихся к трудовым отношениям, или наличие его подписи на вышеупомянутых документах может вызвать вопросы у контролирующих органов, не является ли заключенный гражданско-правовой договор по сути трудовым, что повлечет за собой доначисление страховых взносов и налога на доходы физических лиц, а также штрафные санкции за несвоевременную уплату и непредоставление отчетности.
Однако, если подрядчику требуется подтверждение посещения территории заказчика, например, копия одноразового пропуска, не следует отказывать в предоставлении. Для предотвращения возможных разногласий рекомендуется заранее, при заключении договора подряда, определить список документов, которые заказчик обязуется предоставить подрядчику при прекращении действия договора.
Для фиксации факта передачи документов в день прекращения действия договора целесообразно получить от подрядчика расписку или составить опись переданных документов. Это не является обязательным требованием, но может служить дополнительной защитой от возникновения споров в будущем. Форма оформления данных документов является произвольной.
